Войти
Уведомления
15
мин
До начала вашей сессии
осталось 15 минут
Новых уведомлений нет

Спринты для бизнеса: как выполнять 100% задач на неделю и вычислять неэффективных сотрудников

Если в компании нет практики регулярно сверяться с целями и обсуждать текущие процессы, она живёт в состоянии постоянного рассинхрона. 

Сотрудники обитают в разных вселенных, где у каждого набор указаний от руководителя, не привязанный к общему делу. Руководитель при этом не видит всей картины  — непонятно, почему что-то пошло не так, в каком месте пробоина и что починить, чтобы двигаться дальше. Чёткого направления общего движения тоже нет. В итоге решения принимаются на ощупь: без привязки к фактам, на эмоциях и абстрактных предположениях. 

При этом системы менеджмента и налаживания коммуникации часто отпугивают: кажется, что компания больше потеряет ресурсов и времени, пытаясь их внедрить, чем получит пользы. 

Например, многие компании пытаются внедрять подход agile, но путаются в сложной философии, множестве терминов и принципов. В результате вместо упрощения процессов их ещё сильнее усложняют.  

Мы в Units убрали всё лишнее, что сложно даётся сотрудникам и зря отнимает время. Оставили только инструменты, которые работают на практике и приносят пользу. Спринт — один из них. Это простой инструмент для компаний любого направления и размера, который поможет навести порядок в процессах и наладить коммуникации. 

Что такое спринт и как это работает

Спринт — это отрезок времени, на который ставятся цели и задачи. В конце спринта подводят итоги — что получилось сделать, а что не удалось и в чем причины. 

Спринт длится 1–4 недели: зависит от того, как часто вам нужно синхронизировать сотрудников. 

Мы в Units работаем недельными спринтами. Короткие спринты помогают: определять и устранять трудности на ранних стадиях; быстро проверять гипотезы; планировать следующие шаги, опираясь на реальную картину, а не на свои фантазии. 

В спринтах участвуют не только линейные сотрудники, но и руководители — они тоже рассказывают о своих целях, задачах и результатах.

Для удобства выполнения спринта сотрудники делятся на команды. Число участников команды и их количество зависит от размеров компании. Если в штате 5–6 человек, то они могут войти в одну команду. В больших компаниях, где есть несколько отделов и подразделений, команды удобнее группировать по направлениям деятельности. 

В Units команды делятся на группы по 3–5 человек. В группе есть лидер — ответственный за её показатели. Лидер собирает спринты со всех участников, объединяет их в своем спринте и защищает на встрече отдела. 

Например, в отделе маркетинга работает около 40 человек, они разделены на группы по деятельности — таргетированная реклама в Facebook и «ВКонтакте», контент-маркетинг. В группу контент-маркетинга входят: руководитель направления, SMM-специалист, email-маркетолог и иллюстратор. Ответственный за спринт — руководитель направления, он собирает цели и задачи остальных участников, объединяет со своими и отчитывается по нему на встрече по спринту всего отдела.

Спринт состоит из этапов планирования, выполнения и демонстрации результатов. Разберём каждый подробнее — на примере Units.

1. Этап постановки целей

На этом этапе генеральный директор компании собирает руководителей отделов на еженедельной планёрке и ставит задачу по выручке на неделю. 

Допустим, цель — 3 млн рублей за неделю. Гендир выдвигает гипотезу, что отдел маркетинга может заработать 1 млн с помощью автооплат, а отдел продаж — на повторных продажах добить ещё 2 млн. Руководители отделов соглашаются протестировать гипотезу или понимают, что план нереалистичный, и предлагают своё решение. Итог этой планёрки — договорённость о том, какой процент от выручки должен сделать каждый отдел к концу недели. 

Затем руководители разбивают цель на несколько подцелей — и каждое подразделение внутри отдела получает свой KPI, который влияет на итоговую цель — 1 млн выручки к концу недели.

В отделе маркетинга, например, есть несколько подразделений — SMM, контент-маркетинг и другие. У каждого — свой руководитель, который получает от главы отдела цель по количеству лидов, рассчитанную из общей цели в 1 млн. Затем сотрудники подразделений планируют свой спринт на неделю исходя из заданного KPI. 

Главный вопрос при планировании спринта — влияет ли задача на достижение согласованного KPI. Если да, задача попадает в спринт. Если нет — остаётся припаркованной. 

Для фиксации целей сотрудники используют специальную таблицу по спринтам, где отмечают, что будут делать на неделе. 

Таблица для спринта — это карта, которая показывает сотруднику направление действий. 

В ней прописаны следующие элементы:

Цель — одна или несколько, с кратким описанием. Цель должна быть понятной участникам, реалистичной и достижимой в отрезок спринта. 

Задачи и критерии выполнения. Для каждой цели сотрудник прописывает шаги, которые помогут её достичь. Обязательно небольшие и конкретные. Задачи имеют чёткие критерии, по которым будет понятно, что они выполнены. 

Метрика, на которую влияет выполнение. Цели и задачи не могут висеть в воздухе, их привязывают к конкретным метрикам бизнеса. Это помогает понимать, как отдельные небольшие задачи каждого сотрудника влияют на достижения компании. 

Итоговый результат. Здесь участник спринта пишет, что у него получилось, а что нет, какие выводы он сделал, что выяснилось в процессе.

Например, у сотрудника есть цель — добавить лидмагниты во все статьи блога. Цель привязана к конкретной метрике — к лидам из блога — и синхронизирована с общей целью компании на неделю. 

После того, как задачи записаны в таблицу, приходит время синхронизироваться с командой и оповестить всех о своих планах на неделю. 

2. Этап синхронизации

На этом этапе происходит еженедельная встреча, на которой сотрудники по очереди зачитывают вслух свои спринты из таблицы. Участники спринта узнают, какие конкретные шаги берут на себя их коллеги; получают актуальную информацию по целям и метрикам. 

Руководитель получает общую картину целей и задач на выбранный отрезок времени; узнаёт, кто и за что отвечает в процессе. Он может корректировать задачи, давать и принимать обратную связь по спринтам, прояснять сомнения сотрудников.

3. Этап выполнения

После планирования сотрудники уходят заниматься задачами. Для контроля за процессом каждый день в Units проходят созвоны на 10–20 минут, на которых участники спринта зачитывают свой список задач на день, рассказывают о преградах, если они появились. 

На таких коротких встречах можно быстро определить, кто и где проседает, как это исправить. 

Например, у SMM-специалиста Василия стоит задача опубликовать за спринт десять постов в соцсетях. Для постов ему нужны обложки, но дизайнер почему-то их не высылает. В обычной ситуации Василий бы несколько раз напоминал дизайнеру, что пора сдать обложки, а дизайнер давал общие ответы: «да, обязательно сделаю, пока не успеваю». В итоге посты простаивают, Василию надоело «пинать» дизайнера, он не понимает, в чём дело и как решить проблему. 

На спринте же Василий узнаёт, что у дизайнера есть другие важные задачи, например, отрисовать лендинг для запуска нового продукта. Он заранее договаривается с дизайнером, как совместить создание обложек и лендинга, чтобы успеть в срок. 

Если дизайнер всё-таки не присылает результат вовремя, Василий поднимает этот вопрос на ежедневном созвоне — узнаёт, в чём дело, и договаривается ещё раз.

Ежедневные контрольные созвоны помогают снимать напряжение внутри команды и не копить задачи, если на одном из этапов случилась заминка. 

4. Этап демонстрации результатов

В конце спринта проходит итоговая встреча участников, на которой они рассказывают о результатах. Каждый сотрудник зачитывает цели и задачи из таблицы на спринт, рассказывает, что получилось, а что нет, какие он сделал выводы, какие гипотезы не сработали, как можно применить этот опыт дальше.

Уделяйте достаточное внимание достижениям, чтобы итоговая встреча по спринту не концентрировалась только на неудачах. Отмечайте успехи сотрудников и высказывайте одобрение. Даже если кажется, что ничего особенного в выполненных задачах нет, просто факт их выполнения за короткий отрезок спринта уже заслуживает похвалы. 

Так вы положительно подкрепляете правильные действия сотрудников и мотивируете не снижать планку в дальнейших спринтах.   

Важно помнить, что спринт — это не место для генерации идей и глубокого погружения в отделы. Иначе встреча вместо бодрого короткого отчёта превратится в неуправляемую дискуссию, цель которой — просто пообщаться. Во время встречи участники зачитывают сделанное за неделю или свои планы, отмечают проблемы или поводы для дополнительных дискуссий и инициируют отдельные встречи. 

Почему работа по спринтам даёт бизнес-результат

  • Спринты помогают разбивать процессы и проекты на небольшие задачи, которые проще выполнить. 
  • Контроль прогресса происходит на короткой дистанции. Это помогает выявить ошибки на ранних стадиях, не «зависать» над одной задачей месяцами из-за тормозящих факторов.
  • Цели и задачи привязаны к конкретным метрикам бизнеса. Сотрудники понимают, на что влияет их работа, как она отражается на общих результатах компании за конкретный период.
  • Руководитель знает, что делают сотрудники, какие у каждого показатели, проблемы и успехи. Сотрудники в курсе задач коллег.
  • Спринты — командная работа. Здесь не каждый сам за себя, а все вместе работают на общий результат. 
  • Работа по спринтам помогает вычислить сотрудников, которые создают вид деятельности и постоянно срывают сроки. В прозрачной системе с регулярной отчётностью сложно спрятать лень и нежелание действовать.

Как внедрять спринты

Любая новая система требует времени на адаптацию, даже такая простая, как работа по спринтам. 

Сотрудники вряд ли обрадуются необходимости созваниваться регулярно и часто отчитываться. Возможно, они привыкли получать задачи раз в квартал и откладывать выполнение неделями. Со спринтами так не выйдет — придётся каждый день рассказывать, что делаешь, а каждую неделю выдавать измеримый результат.

Поговорите с сотрудниками, расскажите им о новых принципах и их плюсах. Про преимущества лучше говорить именно с позиции выгоды для сотрудника: что ему даст новый подход. Например, расскажите, что спринты помогут избавиться от прокрастинации, все дела пойдут бодрее. Подчеркните, что сотрудник получит больше командной помощи: все возникающие трудности озвучиваются каждый день, можно сообща их решить.

Дайте понять, что вы как руководитель готовы помогать, отвечать на вопросы, прояснять сложные моменты. 

Особенно понравится система работы по спринтам компаниям, которые платят зарплату с привязкой к выручке. Тогда у каждого члена команды будет высокая мотивация закрыть свои задачи на неделю. Ведь если задачи закрыты и есть бизнес-результат в виде выполненной цели по выручке, все получают более высокий доход.

Шпаргалка по спринтам

  • Спринт — отрезок времени в 1–4 недели, на который ставятся цели и задачи.
  • Этапы спринта: планирование, выполнение и демонстрация результатов.
  • Таблица спринта — основной документ, который даёт участнику направления. На этапе планирования в неё вносят цели и задачи, привязывают их к метрикам бизнеса. При подготовке к отчёту по спринту сотрудник заполняет раздел с итоговыми результатами.
  • Участники спринта делятся на команды по 3–5 человек.
  • Каждый день спринта проводят экспресс-созвоны, на которых каждый участник рассказывает, что он сделал вчера, что планирует делать сегодня и какие есть трудности.
  • Участники спринтов учатся чётко формулировать задачи, привязывать их к конкретным метрикам бизнеса.  
  • Спринты не помогут, если каждую неделю вы будете обсуждать, как не добились целей. Обращайте внимание на достижения и хвалите сотрудников за успехи. Уделяйте время разбору того, что получилось и почему. 
  • Руководителю важно на всех этапах быть готовым давать и получать обратную связь от сотрудников — отвечать на вопросы, прояснять сомнения, объяснять цели, корректировать задачи, если они поставлены неверно. 

Мы подготовили Юниты, которые помогут прокачать навыки управления. Разберитесь, как находить и решать проблемы в процессах компании за два часа вместе с инструктором на Юните «Бизнес-процессы». Приходите на Юнит «Планирование задач», чтобы на практике научиться ставить цели, формулировать задачи и контролировать их исполнение.

Лента новостей

Что такое Юниты
Смотреть короткое
видео о Юнитах
Михаил
Прошёл новый юнит
Продающие заголовки
Смело можно сказать, что решения, навыки, действия после прохождения юнитов имею..
Артем
Прошёл новый юнит
Продающие заголовки
За 3 часа получил то, что не мог сформулировать за последние 3 года..
Алексей
Прошёл новый юнит
Декомпозтция
Отличный юнит, я увидел дыру в своих показателях, хотя считал, что у меня они со..
Макс
Прошёл новый юнит
Таргетинг Instagram/Facebook
Сессией более чем доволен, огромное спасибо за организацию, за гибкость..
Нияз
Прошёл новый юнит
Декомпозтция
Это был самый полезный из всех Юнитов, которые мы проходили..
Денис
Прошёл новый юнит
Прототип Landing Page
С куратором гораздо эффективнее получается проходить обучение: я задаю вопросы н..
Юджин
Прошёл новый юнит
Квизы
Инструктор подходит индивидуально к вашему бизнесу, учитывает особенности и уник..
Алекснадра
Прошёл новый юнит
Декомпозтция
Я не думаю, что где-либо еще вы можете получить такие быстрые результаты по внед..
Илья
Прошёл новый юнит
Планирование задач
Уверен, за этим форматом и таким качеством продукта будущее!..
Юрий
Прошёл новый юнит
Декомпозтция
Как выяснилось, оцифровать сферу услуг реально, в отличии от моих прежний предст..
Вы в первый раз у нас на сайте? Найдите 10 точек роста вашего бизнеса на бесплатной консультации с демонстрацией возможностей юнитов
Введите телефон
Записаться на консультацию
Регистрация
Мобильный телефон
Далее
Мы не передаём ваш номер и не рассылаем спам
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Восстановление пароля
Мобильный телефон
Далее
Мы не передаём ваш номер и не рассылаем спам
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Мы выслали SMS с кодом
на Ваш номер
Введите код из SMS
Далее
Придумайте пароль
Введите пароль
Введите пароль ещё раз
Создать аккаунт
Получить доступ к Антикризисному протоколу
Ваше имя
Укажите номер, на который мы отправим смс с доступом к файлу
E-mail адрес
Ваша роль в компании?
Оборот Вашего бизнеса
Получить гайд
Мы не передаём ваш номер и не рассылаем спам
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Вход в Юниты
Мобильный телефон
Пароль