Поговорим о том, как посчитать прибыль с помощью отчёта о прибылях и убытках. Его ещё иногда называют отчётом о доходах и расходах, отчётом о финансовом результате, P&L.

Отчёт о движении денег (ДДС) помогает управлять деньгами и учитывать их передвижения — кому платили, сколько и за что. А отчёт о прибылях и убытках показывает способность бизнеса зарабатывать. Когда мы говорим «зарабатывать», то подразумеваем, что исполнили обязательства. То, что нам заплатили деньги, ещё не значит, что мы их заработали.

Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) нужен любой компании. Исключение составляет микробизнес со сделками день в день. Например, овощной ларёк, в котором с утра покупают ящик огурцов, а за день продают все огурцы и не платят налоги. Сотрудников нет, запасов нет, отсрочек нет, никаких «долгих» обязательств не возникает. Вся сделка проходит в рамках одного дня. И в этом случае прибыль такого бизнеса — весь приход минус все затраты бизнеса.

Более крупный бизнес устроен сложнее. У него могут быть остатки на складах, долги по зарплате, долги перед поставщиками и отсрочки клиентам. Вопрос уже не в том, сколько мы денег получили, а сколько заработали за месяц. Например, мы могли отгрузить товара на 50 тысяч рублей (при себестоимости товара 30 тысяч), но при этом клиент заплатит в следующем месяце. 

В этом случае мы:

Применим эту логику к двум отчётам:

Получается, мы всё-таки заработали, но не получили денег. Значит, бизнес способен приносить прибыль. Просто результатом этой сделки стала прибыль, замороженная в дебиторской задолженности клиента.

В примере выше видно, что финансовый результат мы получили, а деньги — нет. Приведём пример, почему трата денег или их поступление не влияют на прибыль.

Мы купили запас товаров на полгода и потратили 600 тысяч рублей. В этом случае мы обменяли деньги на запасы. Дохода и расхода мы ещё не понесли, так как у нас есть 600 тысяч, замороженные в запасах. Мы можем их продать или вернуть поставщику, то есть превратить обратно в деньги. 

Расход мы понесём, когда уменьшится запас на складе. Если запас испортился — мы уже не можем продать его или вернуть поставщику. И это будет нашим расходом, поскольку ресурс в компании уменьшился.

Когда мы продадим товар, получим в обмен выручку и потратим запасы. Ресурс в компании уменьшится на величину себестоимости отгруженного товара и увеличится на величину полученной выручки — дебиторки или денег.

Бизнес создаёт сайты. В среднем сделать сайт занимает три месяца. Компания просит у клиента 600 тысяч предоплаты на три месяца работ. 

Клиент платит с условием, что через три месяца получит сайт. 

В этот момент компания взяла деньги и в обмен дала клиенту обязательство предоставить готовый сайт стоимостью 600 тысяч рублей. Компания ещё не выполнила свои обязательства, а значит, эти деньги ей не принадлежат — до момента, пока клиент не получит сайт. 

С понятием прибыли разобрались. Теперь посмотрим, из чего она состоит.

Доходы — это сумма исполненных обязательств перед клиентом. 

Когда вы продали человеку товар — вы заключили сделку. Пообещав человеку товар, взамен попросили оплату или обязательство оплаты. 

Когда вы передали человеку товар — вы исполнили со своей стороны обязательство передать товар, а клиент передал вам своё обязательство заплатить или сразу отдал деньги. 

Самый простой способ понять, выполнены ли обязательства — посмотреть на документы. Подписанный акт подтверждает, что обязательства исполнены, хотя денег вы могли и не получить. Поэтому самый простой способ посчитать доходы и расходы — это определить, в какой момент исполняются обязательства, и фиксировать в этот момент суммы исполненных обязательств. Иногда это подпись на договоре, иногда — акт передачи товара.

Когда мы исполнили сделку, то получили доход. Иначе говоря — выручку. Выручка — это реализационный расход. 

Как правило, верхний уровень ОПиУ начинается с блока реализационных доходов, которые формируются в повседневной деятельности компании от основных продуктов. Но есть ещё и внереализационные доходы.

Например, ваша компания занимается продажей макаронных изделий. Выручка от продажи макарон — ваш реализационный доход. Но помимо этого вы можете сдавать маленький кусочек своего помещения в аренду — это побочная деятельность, и её можно отнести к внереализационным доходам. Также к внереализационным доходам относят проценты по выданным кредитам и займам. Вы дали денег взаймы, а процент за пользование — это ваш внереализационный доход. 

Существуют разные подходы к группировке расходов. Если доходы — это исполненные обязательства, то с расходами немного сложнее. Ведь расходы не всегда связаны с обязательствами. Рассмотрим несколько примеров.

Например, компания торгует грецкими орехами. Когда она покупает орехи на склад — она меняет ресурс «деньги» на ресурс «запасы». Так компания меняет, например, 100 тысяч рублей на 100 кг орехов. При этом ресурс компании не уменьшился, просто деньги приобрели другое свойство и хранятся в виде орехов. Значит, компания не понесла расход.  

Затем компания продала 50 кг орехов и получила доход в 100 тысяч рублей (наценка 100%)  — и потратила на это орехов на 50 тысяч рублей. В этот момент ресурса (орехов) стало меньше — они ушли из компании навсегда, их использовали для получения дохода. Так они стали расходами на сумму 50 тысяч рублей. 

Например, мы купили 100 кг орехов, потратили 50 тысяч. При этом мы взяли на себя обязательство выплатить нашему продавцу в магазине зарплату в размере 10% от совершённой им сделки. В этот момент наш расход составит 10 тысяч, поскольку мы получили результат от сотрудника и взамен пообещали ему зарплату.

Переменные расходы находятся в прямой зависимости от выручки. Больше выручка — больше расхода, меньше выручка — меньше расхода, нет выручки — нет расхода.

Если расходы изменяются во времени, это не значит, что они переменные. Переменные меняются напрямую с ростом или падением выручки

Предположим, у вас есть кофейня, в которой вы продаёте кофе. В таком случае чем больше вы продали чашек — тем больше расход на стаканчики, зерна, крышечки и так далее. Если вы не продали ни одной чашки — этого расхода вы не понесли. 

Постоянные расходы — расходы, которые не зависят от выручки. Они будут, даже если вы не продадите ни одной чашки кофе. Они относительно статичны во времени и происхождению.

Рассмотрим пример с той же кофейней. Когда нагрянул коронавирус, посетители перестали посещать кафе. При этом кофейня несёт расход на аренду, даже когда нет выручки. Поэтому этот расход относится к категории постоянных. Даже если нам дадут бесплатный месяц, это не значит, что расход переменный. Это значит, что мы просто не несём расход в этот месяц. 

Иногда можно применить смешанную структуру — переменные/постоянные расходы. Она подходит организациям розничной и оптовой торговли и некоторым видам бизнеса из сферы услуг — там, где есть прозрачная и стабильная себестоимость продукта или услуги. 

ОПиУ в такой структуре может выглядеть так:

Каждый из блоков можно детализировать по статьям

Это альтернативная структура, которая подходит небольшим компаниям в сфере услуг, где у каждой услуги легко выделить свои расходы.

Прямые расходы можно отнести на направление, но они редко напрямую связаны с выручкой. Например, у вас есть несколько ресторанов, у каждого свой пул расходов, которые необходимы для его существования. Аренда каждого ресторана будет прямым расходом, а аренда офиса, где сидит управляющий штат, — косвенным.

Такая структура — комбинация первых двух. Разница в том, что мы выделяем чуть более детальную группировку. В такой группировке видно маржинальный доход — как показатель управления себестоимостью и наценкой, валовую прибыль — как показатель управления общепроизводственными расходами предприятия и эффективности каждого из направлений или продукта. 

Под общепроизводственными расходами мы понимаем расходы, несвязанные с выручкой, но которые можно отнести к конкретным направлениям. 

Такая структура оптимальна для анализа большинства компаний и даёт дополнительные срезы

В каждой из структур есть промежуточные результаты в виде маржинального дохода, валовой прибыли, операционной прибыли. Давайте определим, что они значат.

Чтобы было проще анализировать расходы, можно ввести дополнительную группировку — административные, коммерческие и производственные расходы.

Административные расходы связаны с управлением компанией и поддержанием её жизнеспособности. Сюда можно отнести зарплаты бухгалтера, зарплату гендира, исполнительного директора, содержание офиса и его аренду — и другие подобные расходы.

Коммерческие расходы связаны с привлечением клиента в бизнес и продвижением. Это всё, что относится к продажам и маркетингу: покупка трафика, подрядчики по маркетингу, дизайнеры, зарплаты коммерческих отделов и продавцов.

Производственные расходы связаны с реализацией продукта. Сюда входят себестоимость продукции, ФОТ производственного персонала, аренда производственных помещений. 

Далее при анализе необходимо определить, какие доли от выручки должны занимать те или иные группы расходов, в каких пропорциях они должны находиться, чтобы обеспечивать прибыль.

Существует четыре вида прибыли: маржинальный доход, валовая прибыль, операционная прибыль и чистая прибыль.

Маржинальный доход = выручка – переменные расходы

Показывает, насколько эффективно вы управляете наценкой и себестоимостью продукции или услуги. Её можно анализировать в разрезе направлений или продуктов. Например, вы продаёте две категории продуктов — овощи и мясо. В этом случае можно проанализировать, от какого направления остаётся больше маржинального дохода под покрытие остальных  расходов.

Валовая прибыль = маржинальный доход – общепроизводственные расходы

Отражает способность направлений и продуктов быть самодостаточными. Расчёт валовой прибыли предполагает, что каждое из направлений содержит расходы на своё существование. А значит, можно с помощью валовой прибыли ответить на вопрос, какое из направлений самодостаточное, а какое требует вливаний и съедает валовую прибыль других направлений. 

Валовая прибыль отвечает на вопрос «сколько осталось ресурса под покрытие косвенных расходов компании». 

Операционная прибыль = валовая прибыль – косвенные расходы

Операционная прибыль — показатель, учитывающий все расходы компании, кроме налогов, кредитов и амортизации. Она является удобным показателем для сравнения компаний внутри отрасли. 

Структуры продуктов, доходов и расходов могут быть одинаковыми, но компания может использовать разную кредитную нагрузку, разный набор имущества и иметь разную амортизацию. Поэтому сравнивают компании между собой, как правило, по операционной прибыли.

При расчёте чистой прибыли после операционной идут налоги — к таким налогам мы относим налог на прибыль, налоги УСН, ЕНВД, патент. Налоги на зарплату, недвижимость, транспортные идут в расчёте до  операционной прибыли.

ОПиУ собирается без НДС. Суммы, которые попадают в ОПиУ, нужно очищать от НДС, поскольку это косвенный налог, не имеющий ничего общего с прибылью и убытками компании

Проценты по кредитам и займам также идут ниже операционной прибыли. Это связано с тем, что именно процент является нашим расходом. Например, банк сдал нам в аренду деньги, но деньги мы вернём, а процент заплатим банку сверху. Поэтому именно процент участвует в расчёте, а возврат тела кредита корректирует только баланс. 

Чистая прибыль = операционная прибыль – налоги – проценты по кредитам и займам – амортизация + внереализационные доходы

Это конечный результат деятельности компании. Он учитывает все расходы, в том числе проценты по кредитам и займам, внереализационные доходы, налоги и амортизацию. 

Рентабельность — это отношение прибыли к выручке. Она показывает, какая доля от выручки остается в том или ином виде прибыли. Выражается в процентах. 

Например, рентабельность по валовой прибыли = ВП/Выручка*100%.

Для таких процентов можно задать целевые значения, а далее ориентироваться на уровень выполнения этих целей и в зависимости от отклонений принимать решения.

Существует четыре вида рентабельности: по маржинальному доходу (маржинальность), по валовой прибыли, по операционной прибыли и по чистой прибыли.

Разберём на примере:

Ситуация довольно необычная. В третьем месяце у компании самая низкая выручка и самая высокая рентабельность. В первую очередь это обусловлено тем, что бизнесу удалось увеличить маржинальность на 10%. Возникает вопрос, за счёт каких продуктов и какого ценообразования это произошло, служит ли это предпосылкой к тому, чтобы пересмотреть ценообразование или продуктовую линейку.

Кроме того, видно, что компания укрепилась по валовой прибыли. Важно задать себе вопросы: за счёт чего во втором месяце был рост расходов, и за счёт чего удалось его сократить, связано ли это с объёмом выручки, хотя в первом месяце были те же показатели? Как этот результат сохранить? Это хорошая интеллектуальная задача для менеджмента. 

Очевидно, что если компании удастся сохранить те пропорции доходов и расходов, то уровни рентабельностей будут максимальны, и, как следствие, дадут максимальную чистую прибыль. 

Анализируйте, какую долю расход занимает в выручке. Определите лимиты и следите, в каких ситуациях этот расход выходит за рамки лимита, а в каких остаётся в допустимых значениях. В зависимости от этого принимайте дальнейшие решения или корректируйте стратегию компании.

Выглядит это примерно так:

Видно, что коммерческие расходы по отношению к выручке продолжают расти. Теперь важно разобраться, за счёт чего расход на привлечение клиентов растёт, а выручка стагнирует. Возможно, эффект будет позже, а может, что-то делается неправильно сейчас.

Кроме того, возникает вопрос, почему в третьем месяце резко выросли административные и производственные расходы. В какой-то мере это обусловлено падением выручки. С другой стороны, вопрос — почему компании не удалось сократить расходы, если было видно, что нормального уровня выручки не будет.

При наличии отчёта за несколько периодов и анализа в динамике, можно понять, в какие периоды изменения вызваны сезонностью, а в какие — работой менеджмента. Исходя из этого можно сделать более прозрачным процесс месячного планирования. 

Если вам нужна помощь в настройке отчёта, приходите к нам на диагностику — https://units.bz/lp/diagnostic. Опытный инструктор поможет разобрать ваш бизнес-кейс.