Собственникам бизнеса важно понимать, как работает учёт — система сбора информации об имуществе, капитале и обязательствах компании. С его помощью можно быстро понять, что происходит в бизнесе, и держать руку на пульсе. 

Задача бухгалтерского учета — отчитаться перед государством, чтобы у него не возникло претензий к бизнесу. А задача управленческого учёта — показать собственнику объективную и достоверную картину, на основе которой можно принимать управленческие решения. 

Классический управленческий учёт строится в интересах собственника и состоит из трёх отчётов, которые отражают происходящее в компании:

Давайте поговорим обо всём по порядку.

Это самый простой отчет с точки зрения сбора информации, он ведётся в большинстве компаний. 

Часто собственники считают именно деньги, и от них можно услышать — «сколько пришло денег, сколько потратил, сколько заработал». Но это неверная позиция, потому что приход средств — это ещё не выручка — их нужно отработать и исполнить обязательства.

Давайте разберёмся в понятиях, прежде чем идти дальше.

Деньги приходят и уходят, их появление не считается выручкой.  Несправедливо, например, записывать в доходы получение кредитных денег, ведь их придётся вернуть с процентами. 

Посмотрим на примере и разберемся, почему деньги, упавшие на счет, это ещё не доход.

Я заказываю сайт, и мне обещают сделать его за три месяца, но чтобы исполнители могли взяться за работу, я должен внести предоплату в 300 тысяч рублей. Я на это соглашаюсь.

В этот момент с экономической точки зрения я даю 300 тысяч, а подрядчик взамен берёт обязательство отработать эти деньги. Если я не получу сайт, то могу потребовать деньги обратно. 

Подрядчик ещё не заработал этих денег. Выручкой они станут, когда он сдаст мне сайт, а я приму работу. 

Может быть так, что я оплачиваю работу сегодня, а назвать эти деньги своим доходом подрядчик сможет только через три месяца. 

А теперь разберёмся, почему трата денег еще не является расходом.

Представьте себе компанию, которая торгует стеклянными бутылками — снабжает производителей молочной продукции тарой. 

Эта компания потратила 500 тысяч рублей на закупку товара. Деньги ушли. Но в этот момент у неё денег не стало меньше. Они теперь в другом эквиваленте. Они обменяли ресурс «деньги» на ресурс «товар для перепродажи» стоимостью 500 тысяч рублей.

Они все ещё могут вернуть товар поставщику или продать его конкурентам по себестоимости и превратить бутылки обратно в деньги. 

Расход компания понесёт тогда, когда товар со склада уйдёт клиенту. Потому что в этот момент у неё станет меньше ресурса. 

Деньги — это ресурс бизнеса. Его можно легко обменять на обязательства, товары на склад или другой ресурс.

Поскольку деньги — это ещё не доходы и расходы, стоит использовать формулировки «поступления и выбытия» применительно к движению денег.

Деньги считаются легко — пришли — записали, ушли — записали. Поэтому большинство предпринимателей ведут этот отчёт в блокноте, таблицах, специальном ПО, 1С и других инструментах. 

Программа минимум для предпринимателя — создать ДДС, который даёт ответы на следующие вопросы:

Программа максимум — это разделить движение денег на три вида деятельности: операционную, инвестиционную и финансовую.

Отражает движение денег в повседневной работе. Сюда входят поступления от клиентов и текущие расходы:

Связана с приобретением имущества, например:

Когда мы даём займ, мы рассчитываем получить доход в виде процента. Поэтому это тоже инвестиция.

Когда мы покупаем станок — мы предполагаем расширить производство и увеличить ресурс, который будет генерировать прибыль — это наши основные средства. И когда мы тратим деньги на приобретение, например, станка, мы меняем ресурс «деньги» на ресурс «основные средства». 

Связана с кредитами, займами и взаимоотношением собственников — сюда входят платежи компании по кредитам и займам, выплаты дивидендов собственникам и вклады собственников в бизнес.

Другой важный для анализа ДДС элемент — денежные потоки. 

В каждом виде деятельности есть доходы и расходы.
Сумма доходов и расходов формирует денежный поток по виду деятельности. 

Если денежный поток положительный — значит в компании было больше поступлений, чем расходов. Если ситуация, когда поступлений больше, чем выбытий, сохранится, то денег будет больше.

Денежный поток — сумма всех поступлений и выбытий денежных средств/

Полный денежный поток = 

Это сумма всех поступлений и выбытий в операционной деятельности. 

В идеальной картине мира денежный поток должен быть положительным. Если он положительный — значит поступлений в операционном цикле больше, чем выбытий. Этот поток позволяет тратить деньги на финансовую и инвестиционную деятельность. 

Как правило, во многих компаниях он отрицательный. Положительным он бывает только в те периоды, когда компания привлекает деньги в виде кредитов и займов, либо собственник вносит личные деньги в бизнес.

В основном отрицательный, поскольку имущество чаще продают, а займы чаще выдают. В редких случаях может быть положительным и, как правило, в те моменты, когда мы продаём имущество.

В первой ситуации мы видим, что в операционном цикле деньги приросли на 350 тысяч рублей, а инвестиционная и финансовая деятельность суммарно потребовали 170 тысяч, и в результате общий остаток составил 1,18 млн рублей. 

В такой ситуации, если динамика сохранится, компании ничего не угрожает. 

В этой ситуации операционная деятельность немного «проела» денег, но в целом не критично.

Следует присмотреться к операционному циклу или пересмотреть финансовую и инвестиционную деятельность, чтобы сохранить положительный денежный поток.

Сохранив динамику или оставив ситуацию без контроля, можно усилить вероятность негативного сценария. Хотя в этом примере денежный поток снизился не критично, но это повод посмотреть, как выровнять эту ситуацию и вернуть денежные потоки в норму.

Здесь все три вида деятельности «съели» денежный поток, потратили остатки на расчётных счетах. 

Если динамика сохранится, то возникнет кассовый разрыв. Чтобы этого не допустить, важно пересмотреть политику платежей и поступлений.

Идеальная картина должны выглядеть так:

Положительный денежный поток в ОД служит источником для реализации ИД и ФД. Поэтому их сумма не должна быть меньше нуля.

При таком развитии событий вероятность кассовых разрывов минимальна. В остальных случаях следует смотреть на те места, где в динамике происходит падение. 

Если вы увидели, что какой-то из денежных поток в динамике падает — посмотрите, из-за чего это происходит. Углубитесь на уровень статей расходов — либо вы тратите слишком много, либо есть проблемы с привлечением денег в бизнес.

Введение ДДС — это не только создание таблицы. В компании должна появиться культура записывать каждый платёж и каждое входящее поступление, чтобы информация не терялась. Это требует высокого уровня дисциплины сотрудников. Самые доступные инструменты для этой задачи — Excel и Google-таблицы.

Возьмите банковскую выписку по бизнесу и кассовые журналы и посмотрите все операции. Напротив каждой операции запишите тип, в который бы вы отправили эту операцию. 

В результате у вас будет длинный список статей. Он будет выглядеть примерно так:

Придерживайтесь принципа существенности. Не нужно, например, создавать статьи «Покупка воды» и «Покупка канцелярии», если у вас поступлений на 25 млн рублей в месяц, а на эти две статьи вы тратите ежемесячно по 7000 рублей.

Разбейте получившийся список на три вида деятельности: операционную, инвестиционную и финансовую.

Сделайте таблицу и вносите туда суммы по статьям ежедневно. 

Таблица будет примерно такой:

Не забудьте написать начальный остаток денег на дату, с которой вы будете вести ДДС. Каждое поступление будет увеличивать остаток, а выбытие — уменьшать.

Шаг третий: начать заполнять таблицу

Лучше делать это не реже раза в неделю или каждый день. Главное — делать это регулярно. Так вы в реальном времени сможете следить за своими остатками на расчётных счетах. 

Это будет служить базой для платёжного календаря и бюджетирования. Чем регулярнее вы ведетё ДДС, тем оперативнее можете контролировать поступления и выбытия денег, то есть способствовать тому, чтобы не потратить лишнего и увернуться от кассового разрыва.

А если не хочется вести таблицу — нужно автоматизировать этот процесс.

Зачастую можно встретить ситуацию, когда бизнес платит по счетам собственника. Либо, наоборот, собственник тратит личные деньги на благо бизнеса.

Не смешивайте личные деньги и деньги бизнеса

Для этого старайтесь выделить отдельную карточку для платежей по бизнесу. Если ваш бизнес активно использует банковские карты физических лиц для расчетов с поставщиками, заведите под эти цели отдельные карты. Так вы точно будете знать, на каких картах лежат деньги бизнеса, а на каких — ваши личные. 

Если вы платите по расходам бизнеса со своей личной карты — записывайте такую операцию как займ или взнос собственника и только потом проводите выбытие на конкретную статью. Так будет видно, сколько бизнес потратил на своё существование.

Если компания платит по вашим личным расходам — записывайте это в дивиденды. Если, например, бизнес заплатил за детский садик вашего ребёнка — это не расход бизнеса, это расход собственника. Поэтому такие операции следует приравнивать к дивидендам.

Все сервисы ведения ДДС похожи по функциональности, поэтому выбирать подходящий можно с точки зрения удобства использования. 

В большинство из них уже интегрированы банковские операции и Telegram, выгрузка Excel-выписок, модули планирования в виде бюджетов или платёжных календарей. 

Популярные и простые сервисы:

План-факт → https://planfact.io/

Один из самых известных сервисов по управленческому учёту. Кроме ДДС декларирует расширенные возможности интеграции с CRM и ведение отчётов. Также реализован модуль отчёта «баланс» и модуль отчёта «ОПиУ». 

Финолог → https://finolog.ru/ 

Позиционирует себя, как «сервис для учёта денег». Отлично работает ДДС, есть возможность занесения плановых операций, интеграция с банками, Telegram-бот и другие интеграции с CRM и прочими сервисами. Дополнительно реализованы отчёты ABC- и XYZ-анализа. В будущем обещают добавить другие отчёты.

Табло → https://fintablo.ru/

Молодой сервис. Интеграции с банками и с Дзен-мани, Telegram-бот, возможность создания бюджетов и платёжных календарей. В будущем обещают добавить другие отчёты.

Предположим, что вы уже начали вести ДДС. Возникает вопрос — на какие показатели смотреть, чтобы принимать решения. Вы входите в ситуацию, когда нужно анализировать собранную информацию.

Когда мы анализируем ДДС, то изучаем изменения показателей. 

Чтобы понять, позитивное или негативное изменение произошло, нам нужно знать, по отношению к чему мы считаем изменение позитивным или негативным. 

Сперва мы должны ответить на вопрос: «что мы считаем хорошим, а что плохим изменением?» Чтобы задать для себя параметры «хорошие» и «плохие», нам нужно задать норму. Норма — это соотношения и показатели, которые приводят нас к цели. 

Например, мы понимаем — чтобы не попасть в кассовый разрыв на начало месяца, наши остатки денег должны быть не меньше конкретной суммы. Если остатки от месяца к месяцу находятся ниже определённой нами нормы — надо понять, что на это повлияло. 

Или например, если мы видим, что остатки растут — мы должны понять, за счёт чего это происходит и как усилить эту динамику. 

Аналогичный подход мы используем по отношению к суммам, которые тратим на конкретные статьи, и к суммам, которые привлекаем в компании.

Чтобы установить для себя норму, задайте себе вопросы:

Для упрощения работы с анализом ДДС существует два подхода — вертикальный и горизонтальный анализы.

Работает в динамике. Вы сравниваете текущий период с предыдущими.

На что обратить внимание:

Достаточно ли их для функционирования в компании при их текущем положении дел.

Растущие остатки — в целом хорошо, и если они выше нормы, значит можно рассмотреть вопрос выплаты дивидендов (при наличии прибыли), либо направить деньги в развитие компании.

При этом если анализ приводит к изменению структуры поступлений и выбытий, следует пересмотреть целевой остаток на счетах компании.

Мы смотрим размер наших расходов к сумме наших поступлений от ОД. 

В идеальной картине мира ваши выбытия должны быть пропорциональны поступлениям. 

При вертикальном анализе ориентируемся на коридоры — выше какой суммы мы не можем тратить, ниже какой суммы не можем опускаться.

Например, если мы приняли, что дивиденды должны находиться в коридоре от 8% до 10%, то следим за сохранением динамики, ориентируясь на цели по остаткам.

В примере выше видно, что на закупку сырья у нас шло 62% в сентябре по сравнению с августом (50%).

Это повод разобраться. Либо к нам зашло меньше предоплат, и мы совершили закупку больше допустимого. Либо в целом приняли решение закупить больше из-за старта сезона. 

Задача анализа — разобраться с причинами подобного положения дел. Если причина требует нашей реакции, нужно пересмотреть правила игры и выработать соответствующие управленческие решения.

Если вы научитесь планировать процентное соотношение статей к доходам, вам будет проще управлять платежами и поступлениями при работе с платёжным календарем.

Здравый смысл никто не отменял. Если вы видите негативный тренд и знаете, что это была разовая история, она была предсказуема и вы сознательно пошли на риск — можно не переживать. Если ситуация повторяется от месяца к месяцу — это повод пересмотреть рабочий процесс.