Войти
Уведомления
15
мин
До начала вашей сессии
осталось 15 минут
Новых уведомлений нет

Тайм-менеджмент: что это, как научиться управлять своим временем, обзор книг и приложений

Управление временем — ключевой навык в организации рабочего процесса. Чтобы планировать расписание, расставлять приоритеты и справляться со всеми задачами, нужно правильно распределять время. Дедлайн близко, организм в постоянном стрессе, а работы не становится меньше — знакомая ситуация? Техники тайм-менеджмента создают понятную последовательность действий, где каждая минута приносит пользу.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент (с англ. «управление временем») — это организация, учет и распределение ресурсов времени. Повернуть стрелки часов вспять невозможно, к сожалению. Но метод учит эффективно использовать рабочее время, чтобы выполнять задачи качественно и в короткие сроки. Такое управление освобождает пространство для жизни: любимых занятий, семьи и близких, отдыха.

История тайм-менеджмента  

Древнеримский философ Сенека еще две тысячи лет назад задумался, сколько времени уходит на полезные и бесполезные вещи. Он начал письменный учет распорядка дня, оценивая каждый период по полезности и наполненности.

Итальянский писатель эпохи Возрождения Альберти считал, что для успеха в делах нужно знать, как тратить время с пользой. Каждое утро он начинал со списка дел и расставлял задачи по степени важности — от главного к второстепенному. 

Несмотря на отдельные работы писателей, философов и ученых, вопросами тайм-менеджмента всерьез заинтересовались только в 80-х годах прошлого века. 

Основные задачи

Тайм-менеджмент призван сделать жизнь проще с помощью упорядочивания и расстановки приоритетов. На это работают его основные задачи:

  • ведение учета времени;
  • оптимизация временных ресурсов;
  • планирование по отрезкам: день, неделя, месяц;
  • работа с мотивацией.

Виды тайм-менеджмента

Существует много разновидностей управления временем: для бизнесменов, художников, домохозяек, родителей. Чтобы не запутаться в поисках подходящего, выбирайте из трех главных пластов:

  • Личный тайм-менеджмент. 

Это оптимизация затрат времени на разные жизненные сферы. Цель личного тайм-менеджмента — понять, что мешает человеку стать успешным в жизни, и достичь желаемого.

  • Профессиональный тайм-менеджмент. 

Этот вид управления временем повысит эффективность в профессиональной деятельности. Специальные методики помогут развить нужные трудовые навыки и компетенции, чтобы больше успевать.

  • Корпоративный тайм-менеджмент. 

Главная задача здесь — согласовать процессы внутри организации для большей продуктивности. Время экономят за счет оптимизации бизнес-процессов и изменения мышления сотрудников.

Преимущества эффективного планирования времени

Тайм-менеджмент может изменить жизнь, решив одну проблему — постоянную нехватку времени. Из-за которой вытекают другие трудности: хроническая усталость, стресс, неудовлетворенность, отсутствие развития. Навык планирования полезен не только для конкретного вида деятельности. Новые привычки могут прочно закрепиться в повседневной жизни. Преимущества тайм-менеджмента заключаются в: 

  • повышении продуктивности;
  • умении расставлять приоритеты; 
  • быстром выполнении задач; 
  • привыкании к дисциплине и самоорганизованности.

Принципы тайм-менеджмента

В управлении временем важно знать теорию, но главное — практика. Эти пять принципов применимы ко всем техникам тайм-менеджмента. Какую бы вы ни выбрали, помните о базовых правилах:

  • Планирование действий. Планы бывают как краткосрочными (день, неделя), так и долгосрочными (месяц, квартал). Для масштабных проектов используйте декомпозицию — прописывайте цели, а под них задачи и подзадачи. Важно оставлять запасное время на непредвиденные обстоятельства.
  • Формулирование целей. Конкретизируйте их. Не просто «увеличить продажи за месяц», а «выделить бюджет на рекламу», «провести обучение сотрудников», «подготовить новые скрипты продаж» — каждый шаг влияет на достижение цели.
  • Создание плана. Для последовательного и наглядного планирования существуют специальные инструменты. Они иллюстрируют прогресс, помогают отследить проблемные места и сбои, внести правки.
  • Разделение задач по приоритетам. Выделяйте время как на неотложные планы, так и на второстепенные задачи.
  • Организация отдыха. Чтобы не истощить свои ресурсы, не концентрируйтесь слишком долго на одной задаче. Не забывайте, что досуг должен быть таким же качественным, как и работа.

Как эффективно управлять своим временем

Техник тайм-менеджмента существует столько же, сколько и желающих им овладеть. Прежде чем выбрать подходящую для себя, займитесь планированием. 

Планирование

Несколько простых инструментов и правил помогут правильно поставить цели.

SMART

Это система фильтрации целей. Каждую цель сначала проверяют на соответствие пяти пунктам и только потом разделяют на задачи:

  • Specific — конкретность;
  • Measurable — измеримость;
  • Attainable — достижимость;
  • Relevant — актуальность;
  • Time-based — ограниченность во времени.

Диаграмма Ганта

Помогает подробно иллюстрировать текущие цели. На изображении есть сроки задач, продолжительность и этапы выполнения. Диаграмма может работать как на текущий период, так и на перспективу.

Список задач (to-do list)

В списке задачи представлены в виде коротких фраз, которые удобно вычеркивать по мере выполнения. Простой метод фиксации актуальных целей, но подходит только для краткосрочных проектов.

Пирамида Франклина

В пирамиде ежедневные мелкие задачи подчинены глобальной цели и опираются на жизненные ценности. Такая схема мотивирует, так как показывает связь действий с желаемым результатом:

  • Фундамент — основные ценности и векторы развития.
  • Глобальная цель — масштабное желание, для осуществления которого необходима долгосрочная работа.
  • Генеральный план — помогает в достижении поставленной цели.
  • Долгосрочный план — составляют с точными сроками выполнения (на несколько лет вперед).
  • Краткосрочный план — строится на месяц или неделю.
  • План на день.

Хронометраж

Хронометраж анализирует время, отведенное под задачи. Две-три недели фиксируйте, когда начинаете и заканчиваете каждое дело. Важно записывать даже мелкие задачи, чтобы проанализировать общую продуктивность и выявить проблемы.

Закон Паркинсона

Британский писатель и журналист Сирил Паркинсон утверждал: «Работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено». Это значит: если задачу реально выполнить за три дня, а дедлайн через две недели, ее все равно сдадут точно в срок. Кто-то несколько раз переделывает уже готовое, другие постоянно откладывают на потом. Поэтому важно адекватно планировать дедлайн и контролировать время работы.

Интеллект-карты

Карты структурируют информацию и собирают все данные в одном месте. Визуальный план с символами и картинками подробно показывает задачи на короткие и длинные сроки. Интеллект-карту можно создать на сайте или нарисовать от руки. В центре находится идея, а от нее отходят уровни с подпунктами.

Расстановка приоритетов

Чтобы ориентироваться в задачах, нужно расставить приоритеты. Это делается несколькими способами.

АБВГД (ABCDE)

В методике все планы разделяют по степени значимости:

  • «А» — срочные дела. Если их не сделать, будут серьезные проблемы.
  • «B» — значимые задачи. За невыполнение серьезных последствий не будет.
  • «С» — задачи, которые желательно сделать, но последствий за невыполнение нет.
  • «D» — можно перепоручить другим сотрудникам.
  • «E» — бесполезные дела.

Задачи решают последовательно — от уровня к уровню.

Матрица Эйзенхауэра

По этой методике планы делят на колонки в матричной схеме. У каждой колонки свой уровень важности:

  • важное и срочное — истечение сроков или кризисная ситуация;
  • важное и несрочное — задачи на будущее, без мгновенных последствий;
  • неважное и срочное — повседневная работа: рассылка писем, звонки, совещания;
  • неважное и несрочное — дела, на которые не стоит тратить время.

Задачи третьего сектора обычно выполняют сотрудники, а для первого и второго типа нужно участие собственника бизнеса.

Правило «1-3-5»

Согласно этому правилу: «Каждый день нужно делать одно важное дело, три средней степени важности и пять незначительных». Так в расписании будет сразу девять дел, и меньше половины из них — важные.

Правило трех

Правило для тех, кому сложно выполнять по девять задач в день. Вы выбираете три самых важных дела из общего списка и концентрируетесь на них. Прием помогает не распыляться и сохранять продуктивность.

Закон Парето

Выражается тезисом: «80% результата происходят за счет 20% усилий и наоборот». Для оптимизации времени нужно определить, какие действия относятся к эффективным 20%, и сосредоточиться на них.

Автофокус

Автофокус подходит творческим людям. Без каких-либо списков и расчетов, дела хаотично записывают в блокнот. Затем выбирают самые важные и срочные и выполняют их. Оставшиеся задачи переносят на завтра — и так ежедневно. Таким образом вы отсеиваете менее значимые дела и концентрируетесь на главном.

Исполнение

Как только составите план и определите приоритеты, выбирайте методику выполнения задач. 

Zero Inbox

Американский писатель Мерлин Манн использовал метод Zero Inbox для электронной почты — распределял входящие письма по папкам, чтобы ящик оставался пустым. Этот прием применяют и к любым делам, информации, документам. Не закрывайте список, пока не присвоите каждому пункту категорию: выполнить, отложить, делегировать, ответить или удалить. 

Fresh or Fried

Согласно принципу, после пробуждения мозг находится в состоянии «fresh» — то есть, он свеж и активен. В течение дня мы постепенно устаем, мозг «поджаривается» и работоспособность снижается. Поэтому самые важные и энергозатратные вопросы нужно назначать на первую половину дня, а более простые задачи — на вторую. Список с разделами «fresh» и «fried» составляйте вечером, это займет не больше 15 минут.

Метод 4D

Метод напоминает Zero Inbox, так как предлагает присваивать задачам одну из D: delete (удалить), delegate (делегировать), delay (отложить) или do (сделать). 

Метод Тима Ферриса

Предприниматель Тимоти Феррис проанализировал методики тайм-менеджмента и вывел свое правило: «Чтобы решать больше задач, нужно не больше работать, а лучше концентрироваться». Это основано на законах Парето и Паркинсона. Работе отводится 20% времени, а остальные 80 — отдыху и рутинным делам. Важно сохранять максимальную концентрацию в рабочее время и уделять его только значимым задачам.

Анализ своего опыта

Управление временем невозможно без анализа опыта. Только так можно понять, какие методы тайм-менеджмента работают эффективно, а какие не приносят результатов. Выбирайте подход с учетом сферы деятельности и личных особенностей и следите за своими ощущениями. Если понимаете, что техника доставляет дискомфорт и не работает, пробуйте следующую. Подходящий метод должен быть полностью понятным и удобным.

Особенности управления личным временем в тайм-менеджменте

Чтобы управлять личным временем, нужно правильно организовывать рабочее время. Правила тайм-менеджмента помогут держать баланс между отдыхом, профессиональным развитием и саморазвитием:

  • Не берите работу на дом. Не смешивайте работу и личную жизнь.
  • Минимизируйте время на бытовые дела. В этом помогут методики распределения задач по категориям. Попробуйте делегировать часть домашних забот либо отложить их на потом. 
  • Включайте в список дела, не связанные с работой. 
  • Отдыхайте не только в выходные, но и в будние дни.
  • Не занимайтесь рабочими делами в отпуске. Это время нужно для разгрузки головы.

Мифы и заблуждения об управлении временем

Вокруг тайм-менеджмента сложился ряд мифов. Возможно, именно один из них стоит на пути к вашей эффективности и свободе от стресса.

Миф 1. Нельзя управлять временем

Тезис формально верный, но с подменой понятий. Управлять ходом времени нельзя, его можно правильно распределять и контролировать свои действия в каждый временной отрезок. Тайм-менеджмент — это разумный подход к распределению ресурсов, а не суперспособность.

Миф 2. Тайм-менеджмент не оставляет времени на отдых

Непрерывная работа ведет к переутомлению и выгоранию. Планирование отдыха — такая же важная часть тайм-менеджмента, как и планирование рабочих дел. Главная задача техник управления временем состоит в уменьшении объема работы и повышении эффективности труда. То есть, свободного времени будет не меньше, а больше.

Миф 3. Организация времени исключает свободу действий

Стать «роботом» и полностью подчиниться расписанию — распространенный и беспочвенный страх. Задумайтесь, как часто привычки вроде скроллинга соцсетей тратят ценное время впустую. Ежедневные шаблоны поведения лишают нас права выбора. Планирование же помогает обрести контроль над ситуацией, освобождая пространство для принятия решений.

Обзор популярных книг по управлению временем

Можно выделить следующую полезную литературу:

  • Д. Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». 

Автор книги консультирует бизнесменов и оптимизирует работу корпораций со своей методикой Getting Things Done. Она заключается в освобождении памяти от текущих дел. Для этого нужно составить подробный список задач и перенести его на внешний носитель. Организация рабочего процесса состоит из нескольких этапов: сбор данных, их обработка и уяснение сути проблемы, решение организационных вопросов, обзор альтернативных возможностей и начало действий. 

  • Т. Пичил «Не откладывай на завтра». 

Пичил указывает на то, сколько времени человек тратит, прежде чем приступить к выполнению задач. Даже сами размышления о предстоящей работе уже отнимают ресурсы и заставляют переживать. Автор, будучи психологом, предлагает выявлять бессознательные мотивы прокрастинации. В книге он детально объясняет механизм откладывания на потом и дает практические советы.

  • Б. Трейси «Тайм-менеджмент». 

Книга рассказывает об основах тайм-менеджмента. Здесь описаны техники борьбы с отвлекающими факторами, прокрастинацией. Трейси выделяет мотивацию, как важный элемент работы, и учит делегировать задачи в коллективе.

Обзор приложений для тайм-менеджмента

Чтобы выработать дисциплину и держать план на виду, используйте то, что всегда под рукой — смартфон. Вот самые удобные и функциональные приложения для iOS и Android: 

  • Any.do. 

Создавайте задачи и прикрепляйте к ним теги, напоминания, вложения и подзадачи. В приложении есть функция расстановки приоритетов и автоматическое распределение списка покупок по категориям. Списками можно делиться — создавать совместные шопинг-листы с родными и планировать проекты с коллегами. Если не отметить выполнение задачи, приложение уничтожает виртуальное дерево в качестве мотивации. В платной версии больше возможностей: повторяющиеся задачи, индивидуальный интерфейс, напоминания с геолокацией. 

  • Todoist. 

Разработчики предлагают почти те же возможности, что и в Any.do. Из преимуществ — шаблоны списков под разные цели. Так можно быстро создать план покупок или контент-план для соцсетей. Для мотивации в приложение встроен трекинг продуктивности. В премиум-версии есть напоминания и добавление задач через email.

  • «Мои дела: Планировщик задач». 

Это сервис для тех, кто не хочет разбираться с кучей дополнительных функций. Создавайте задачи и списки дел без привязки ко времени. Здесь нет тегов, фильтров и вложений. Но есть планирование будущих задач в календаре и возможность поделиться списком.

Заключение

Методики тайм-менеджмента помогают организовать рабочее время так, чтобы создать гармонию всех сфер жизни. Успевать все на работе, не переутомляться и находить время для увлечений несложно — нужно лишь следовать основным правилам и не отходить от списка. 

Лента новостей

Что такое Юниты
Смотреть короткое
видео о Юнитах
Михаил
Прошёл новый юнит
Продающие заголовки
Смело можно сказать, что решения, навыки, действия после прохождения юнитов имею..
Артем
Прошёл новый юнит
Продающие заголовки
За 3 часа получил то, что не мог сформулировать за последние 3 года..
Алексей
Прошёл новый юнит
Декомпозтция
Отличный юнит, я увидел дыру в своих показателях, хотя считал, что у меня они со..
Макс
Прошёл новый юнит
Таргетинг Instagram/Facebook
Сессией более чем доволен, огромное спасибо за организацию, за гибкость..
Нияз
Прошёл новый юнит
Декомпозтция
Это был самый полезный из всех Юнитов, которые мы проходили..
Денис
Прошёл новый юнит
Прототип Landing Page
С куратором гораздо эффективнее получается проходить обучение: я задаю вопросы н..
Юджин
Прошёл новый юнит
Квизы
Инструктор подходит индивидуально к вашему бизнесу, учитывает особенности и уник..
Алекснадра
Прошёл новый юнит
Декомпозтция
Я не думаю, что где-либо еще вы можете получить такие быстрые результаты по внед..
Илья
Прошёл новый юнит
Планирование задач
Уверен, за этим форматом и таким качеством продукта будущее!..
Юрий
Прошёл новый юнит
Декомпозтция
Как выяснилось, оцифровать сферу услуг реально, в отличии от моих прежний предст..
Вы в первый раз у нас на сайте? Найдите 10 точек роста вашего бизнеса на бесплатной консультации с демонстрацией возможностей юнитов
Введите телефон
Записаться на консультацию
Регистрация
Мобильный телефон
Далее
Мы не передаём ваш номер и не рассылаем спам
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Восстановление пароля
Мобильный телефон
Далее
Мы не передаём ваш номер и не рассылаем спам
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Мы выслали SMS с кодом
на Ваш номер
Введите код из SMS
Далее
Придумайте пароль
Введите пароль
Введите пароль ещё раз
Создать аккаунт
Получить доступ к Антикризисному протоколу
Ваше имя
Укажите номер, на который мы отправим смс с доступом к файлу
E-mail адрес
Ваша роль в компании?
Оборот Вашего бизнеса
Получить гайд
Мы не передаём ваш номер и не рассылаем спам
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Вход в Юниты
Мобильный телефон
Пароль