Предложение о сотрудничестве, оформленное в виде письма — это один из основных способов поиска клиентов и партнеров. Важность правильного составления письма о сотрудничестве сложно представить: ведь небольшой текст становится лицом компании.

Предложение сотрудничества — это современная оферта, содержание которой направлено на заключение договора с потенциальным партнером о совместной работе. Составление такого письма позволит найти бизнес-партнеров, которые помогут в достижении цели.

На большом предприятии с множеством отделов обязанность составлять предложения о сотрудничестве лежит на работниках отдела развития или коммуникаций. Одобрить и подписать итоговый вариант должен руководитель.

Если необходимо отправить какой-либо компании, то письмо пишется на имя владельца или управляющего. Также его пишут на имя руководителя отдела, с которым хотелось бы посотрудничать.

Оно может быть адресовано физическому лицу, если он и есть объект сотрудничества.

Общая структура письма выглядит так:

Деловое предложение недопустимо составлять по аналогии с письмом другу или родственнику. Требуется официальное приветствие.

Форма приветствия зависит от того, к кому вы обращаетесь. Если это физическое лицо, то уместным будет добавить полные имя и отчество к таким словам, как: «Добрый день,…», «Уважаемый…», «…, мы рады приветствовать вас!». 

Фамилию лучше опустить или добавить ее в шапку, т.к. такое обращение может вызвать у адресата негативные эмоции. Если же адресатом является юридическое лицо, то уместно употребить нейтральное приветствие.

Сам текст приветствия должен быть выделен, но не сильно отличаться от общего шрифта. Уместно сделать эту часть курсивом или подчеркнуть.

Заголовок отделен фигурально от основного текста и содержит то, о чем пойдет речь в письме. В коммерческом письме, направленном на расширение клиентской базы заголовок может отражать преимущества компании, которые выделяют ее среди конкурентов. Например, для строительной организации заголовок может быть таким: «Наши стройматериалы — лучшие на рынке по соотношению цена-качество».

Заголовок должен быть понятным и лаконичным. Для этого существует специальное правило 4U, которое призывает придерживаться при составлении заголовков принципов полезности, срочности, специфичности, уникальности.

Смысл предложения о сотрудничестве располагается в основной части письма, где нужно рассказать о деятельности или продукции, которую вы хотите предложить.

Также стоит указать ваши цели и ожидаемые результаты от сотрудничества, чтобы расположить к себе адресата.

Смысл предложения старайтесь раскрыть в 3-5 предложениях. Не стоит писать слишком много и с большим количеством эпитетов. Текст должен быть в деловом стиле.

После описания смысла предложения необходимо завлечь потенциального клиента.

Можно изложить ситуацию, которую вы видите после заключения договора о сотрудничестве, указать на выгоды, которые будут доступны компании. Например, увеличение прибыли, производительности, количества клиентов. Обещания должны быть правдивыми и реалистичными, не стоит обманывать адресата и давать ложные надежды.

Можно воспользоваться схемой из трех составляющих: действие, выгода, дедлайн. Пообещайте клиенту, что в результате заключения договора о сотрудничестве в определенные сроки он получит ту или иную выгоду.

В конце сообщения необходимо указать контакты для связи. Лучше указывать сразу все: номер телефона, адрес офиса, факс, адрес электронной почты, ссылки на соцсети.

Чем больше возможностей для связи, тем выше шанс, что на ваше письмо ответят.

В самом конце стоит кратко поблагодарить адреса за то, что потратил свое время на ознакомление с предложением. Это правила делового этикета. Достаточно одной фразы, например: «Благодарим за ваше время!», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество!».

Письмо с предложением о сотрудничестве составляется в официально-деловом стиле, но в свободной форме, т.к. шаблона не существует.

При написании стоит учитывать правила деловой этики, грамматики, орфографии. Не допустимо использование вольных обращений. Также сам текст должен быть грамотно структурирован. Отсутствие форматирования может вызвать у адресата отторжение или мысль о вашей несерьезности.

Основная часть может содержать:

Сам текст следует разделить на абзацы или пункты, чтобы читающему было проще понять содержание. Он должен умещаться на листе А4, поскольку объемные тексты никто читать не будет.

Помимо самого предложения необходимо указать следующую информацию в шапке письма или в конце:

Есть два вида конкурентных достоинств, которые можно раскрыть в деловом письме: естественные и искусственные. К первым относят неоспоримые преимущества, которые можно проверить, например: цены, клиенты, репутация. К искусственным — возможные плюсы (акции и скидки).

Ссылаться в предложении о сотрудничестве можно и на то, и на другое.

Письмо может быть написано от руки или на компьютере. Для этого используют обычный лист А4 или фирменный бланк. Второй вариант добавит официальности и престижности предложению.

При оформлении не обязательно ставить дату, но в конце письма должна быть подпись представителя компании — официального лица. В журнал исходящей корреспонденции отправку предложения добавлять не обязательно.

Позаимствовать оформление можно в примерах предложений о сотрудничестве, которые опубликованы выше.

В хорошем предложении будет:

При составлении делового предложения недопустимо использовать шаблонные малоинформативные фразы, преувеличивать заслуги компании.

Также недопустимы пунктуационные и грамматические ошибки, несоблюдение делового стиля.

Не стоит писать слишком много цифр и данных: ими уже никого не удивишь, а вот скуку нагнать можно.

Письмо может быть направлено в печатном виде на юридический или любой другой адрес. Лучше всего его отправлять курьером. Также стоит продублировать его в цифровом виде на электронную почту или по факсу.

Без учета времени доставки, в среднем ответ на письмо поступает в течение 3-5 дней. Для уточнения ситуации через 2-3 дня можно позвонить в компанию и спросить о получении предложения.

Предложение сотрудничества — это важный этап в налаживании коммерческих связей с клиентами. Этот способ всегда актуален и эффективен как для крупных, так и для более мелких компаний. Письмо можно назвать презентацией компании в письменном виде. Чтобы грамотно его составить и оформить, можно посмотреть примеры предложений о сотрудничестве конкурентов.