Обязанности руководителя отдела продаж: что он должен знать и как его нанять

Отдел продаж — сердце любой компании. Ведь без него нет прибыли. Поэтому выбор сотрудника на должность руководителя отдела продаж — очень важная задача. В статье расскажем о должностной инструкции, в чем заключается его работа, как он должен себя вести, за что отвечает и какими знаниями должен обладать.

Кто такой руководитель отдела продаж

Руководитель отдела продаж (РОП) — человек, который занимается организацией и контролем за продажей услуг или товаров компании. Он отвечает за свое подразделение: обучает менеджеров, создает методики эффективных продаж, составляет итоговые отчеты за определенные периоды времени на основании отчетов своих сотрудников.

Что должен знать руководитель отдела продаж

У руководителя отдела продаж много различных функций и обязанностей, поэтому такую должность следует занимать разносторонне развитому человеку. Хороший РОП должен:

знать плюсы и минусы продаваемых товаров или услуг, как их правильно преподносить клиентам;
быть осведомлен о содержании скриптов своих менеджеров;
иметь хорошие организаторские способности, чтобы правильно оценивать силы коллектива и их возможности в разных условиях и ситуациях;
знать различные техники для мотивации сотрудников, уметь с ними общаться;
уметь правильно оценивать ситуацию и анализировать информацию;
знать юридические основы;
уметь решать конфликтные ситуации как с клиентами, так и между сотрудниками.

Это минимальные навыки и умения, которыми должен обладать РОП для того, чтобы вести отдел продаж в правильном направлении. Он должен не только быть в полной осведомленности своего отдела, но и уметь мотивировать сотрудников на работу, а при необходимости увольнять.

Качества, которыми должен обладать РОП

РОП должен обладать следующими качествами:

аналитическими способностями;
самоорганизацией;
умением выступать перед большой аудиторией (в том числе и на конференциях);
стрессоустойчивостью;
открытостью к обучению;
коммуникабельностью (умение наладить контакт с любым человеком).

Желательно выявлять эти качества еще на этапе собеседования, так как без них РОП не приведет отдел к успеху. А так как от эффективности его работы во многом зависит доходность компании, то на этой должности должен находиться квалифицированный человек, который соответствует всем требованиям компании.

Основные задачи

У большинства руководителей схожи основные задачи, но их все равно необходимо адаптировать под конкретные условия отдельной компании. К тому же РОП должен понимать стратегию компании и развивать отдел в соответствии с ней.

Планирование

РОП в процессе работы сталкивается с двумя видами планов:

те, которые ему приходят от руководства (то есть общие для всей компании в целом);
те, которые поступают от каждого сотрудника отдела продаж, то есть частные краткосрочные планы.

Кроме этого, руководителю необходимо планировать работу своего отдела, устанавливать режим рабочего дня, смены, проводить совещания, планерки.

Декомпозиция

Во время декомпозиции руководитель отдела сводит все планы в один. Сначала РОП рассматривает общий план от вышестоящего руководства, затем распределяет отдельные задачи между сотрудниками отдела.

Руководитель может вносить различные изменения в планы и перераспределять нагрузку. Все это необходимо делать в соответствии с новыми аналитическими данными, а также после анализа эффективности работы отдела.

Мотивация

Один из ключевых моментов эффективной работы отдела продаж — мотивация. РОП должен:

мотивировать свой отдел, ставя перед ними общие задачи и общую награду;
мотивировать каждого отдельного сотрудника личными наградами и достижениями.

Руководитель отдела продаж должен уметь общаться с людьми и мотивировать их не только материальными поощрениями, но и, например, возможностью карьерного роста. Можно осуществлять совместные выезды на природу для поднятия общекомандного духа.

Организация

Все организационные моменты полностью возлагаются на руководителя. Он должен:

участвовать в создании инструкций для менеджеров, регламентировании их рабочего дня;
участвовать в создании форм для отчетности, собирать отчеты со всех сотрудников отдела;
организовывать курсы для сотрудников, помогать им разбираться с новыми инструментами.

Руководитель должен организовать работу так, чтобы каждый в отделе понимал, что и как делать.

Контроль

Чтобы следить за эффективностью работы отдела и планомерно ее повышать, руководитель должен сформировать формы отчетности и собирать их со своих работников по истечению определенного времени. Существуют следующие виды отчетов:

ежедневные, где отражаются выполненные на сегодня задачи;
еженедельные, где показаны цифры совершенных продаж;
ежемесячные и ежеквартальные, которые помогают оценить квалификацию сотрудника и его возможности для роста.

Значительно облегчает ведение отчетности внедрение CRM-системы, которая будет собирать статистические данные. Сотрудники самостоятельно заносят результаты своей работы по каждому клиенту, а руководитель анализирует и указывает на ошибки.

Обучение

Развитие продажников невозможно без обучения. Эта задача — одна из приоритетных для руководителя. Обучение делится на:

первичное, которое проходят все, кто только попадает в компанию на должность менеджера;
стратегическое, которое необходимо для усвоения менеджерами новых инструментов;
коррекционное, которое помогает менеджеру избавиться от ошибок;
ситуационное, когда сотрудник сам просит помощи в каком-либо вопросе;
квалификационное, когда РОП сам обучается новому и потом передает эти знания подчиненным.

Большинство компаний набирают изначально неопытных сотрудников, чтобы потом их обучить и повысить оклад.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж

В инструкции указаны основные моменты, касающиеся взаимоотношений РОП, его подчиненных и вышестоящего руководства, отражается организация рабочего процесса в отделе.

Основные положения

В большинстве компаний этот раздел не отличается. Общие положения:

Определение, в котором будет состоять руководитель, а также круг его подчиненных и тех, кому будет подчиняться он.
Соответствие общим нормативным документам (Трудовому Кодексу) и внутренним (Уставу предприятия).
Заместители руководителя, на которых ложатся обязанности руководителя отдела продаж, если его нет на рабочем месте.
Другие рабочие положения в зависимости от ситуации в компании.

Основные положения можно дополнить или убрать.

Функции

Функции руководителя отдела продаж включают:

составление и коррекция плана продаж;
формирование задач для сотрудников;
помощь сотрудникам;
организация различных мероприятий;
совместный с бухгалтерским отделом контроль поступления оплаты.

В некоторых компаниях этот список дополняется другими функциями руководителя отдела продаж, в зависимости от укомплектованности подразделения.

Ответственность

РОП несет ответственность за:

выполнение плана подчиненными;
организацию работы с документацией;
вверенный инвентарь;
соблюдение инструкций и регламентов компании;
соблюдение конфиденциальности информации.

При нарушении этих правил к РОП будут применены санкции, описанные при заключении договора.

Права

У начальника отдела продаж есть следующие права:

улучшать эффективность работы своего отдела различными способами;
подбирать сотрудников, обучать и повышать их квалификацию;
самостоятельно распределять задачи между подчиненными и требовать у них их выполнения.

Кроме того, РОП имеет право участвовать в жизни компании, например, предлагать изменения ассортимента.

Служебные связи

Начальнику отдела продаж может понадобиться информация других отделов, к примеру, ему часто приходится обращаться к бухгалтерам или маркетологам. В должностной инструкции обязательно должен быть пункт про взаимоотношения РОП и этих отделов, а также его полномочия и механизмы запроса информации.

Кому должен подчиняться

РОП находится в подчинении непосредственно у генерального директора. В некоторых случаях, например, в сложно структурированных компаниях может подчиняться и коммерческому.

Как правильно подбирать кандидатов

Образно нарисуйте портрет кандидата, которого бы вам хотелось видеть в своей организации. Проанализируйте, какие ценности и результаты указывают соискатели в резюме. Обратите внимание на такие качества, как:

ответственность;
харизма;
выдержка;
открытость к новым идеям;
ориентация на результат.

Как правильно составить вакансию

В вакансии необходимо отразить все требования к соискателю и обязанности руководителя отдела продаж, понятно сформулировать задачи, обратить внимание на плюсы работы в компании. Также, можно рассказать, какие личные качества потребуются для работы в коллективе и для общения с клиентами, описать продукт или услугу, которые предлагает компания. Финансовые вопросы в вакансии лучше не писать, а оставить их до личной встречи с кандидатом.

Как проводить собеседование

Во время собеседования необходимо выявить сильные стороны соискателя:

узнайте о профессиональных достижениях, конкретных результатах;
расспросите его о неудачах, в чем их причины;
опишите проблему и узнайте варианты ее решения у соискателя;
обратите внимание, насколько грамотно он выражает свои мысли, хочет ли развиваться.

Достойный кандидат будет давать структурированные и обоснованные ответы, признавать свою вину в ошибках, а не перекладывать ответственность на других. Также он должен закидать вас вопросами, если ему важно понять, сможет ли он достичь ваши цели.

Кроме этого, необходимо обсудить должностные обязанности руководителя отдела продаж и то, как он сможет реализовывать свои идеи в компании.

Мотивация начальника отдела продаж

Руководитель должен вести за собой весь отдел, поэтому важно, чтобы он всегда оставался мотивированным и брал на себя ответственность за принятие решений. Поддерживать ее нужно как материально, так и нематериально (профессиональный рост, поездки на международные конференции за счет предприятия).

Заключение

У руководителя отдела продаж много задач и обязанностей. Это ответственная должность, требующая профессиональных навыков, много сил и лидерских качеств. При грамотном подходе к выбору кандидата можно поднять не только прибыль, но и активность всего отдела.